カウンター料金とは、コピー機で1枚印刷するたびに料金が加算されていき、それがトナー代金やメンテナンス料金に捻出されていく仕組みのことである。つまりカウンター料金とは、使った分だけお金がかかり、保守メンテナンスやトナー代などが無料で付加されているということ。
カウンター料金は、それぞれコピー機のメーカーや機種によって違っている。一般的には白黒コピーの場合1枚当たり約6~9円。カラーコピーの場合1枚当たり約35~60円である。
カウンター料金の契約もさまざまで、リコーのコピー機なんかはカウンター料金にトナー代が含まれていない。エプソンなど他のメーカーは、という形態自体が無い。その場合トナーや感光ドラムなどが無くなれば、その都度購入していくのだ。リコーなどでは、カウンター料金とトナー料金を支払っている場合、メンテナンス料金自体がその分安くなっていたりする。
カウンター料金の利点とは何か。次のようなことが挙げられると思う。
１、月に何枚使用して、コピーにどのくらいコストがかかったのか、簡単に把握できる。
２、使用した分だけ、後払いすればよい。
３、コピー機の使用量が多いと単価が下がるという契約が多い。
４、コピー機の不具合ででた、ミスコピーが含まれない。
逆に、カウンター料金のデメリットとは何か。次のようなことが挙げられると思う。
１、コピー機を使うことが少なければ、料金が高くなる。
２、トナーの使用量が少ないと、料金が高くなる。
コピー機を導入する場合、カウンター料金がトナー含め５円以下ならば、キット方式よりもカウンター料金のほうがお得である。大企業では、主にカウンター料金のコピー機を使用している。